一、檔案全面質(zhì)量管理的含義和特點
　　
　　所謂檔案全面質(zhì)量管理就是單位領導檔案工作全體人員參加的，以科學方法為手段，充分發(fā)揮科學管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系，從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量。它具有以下幾個特點：
　　1、全體人員參加。檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過程中的所有人員，如各處（室）所的領導、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴格按照有關(guān)標準和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質(zhì)量，人人有責”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性，也才能保證電子文檔的及時傳輸和電子文檔的及時歸檔。
　　2、全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的整個過程都實行質(zhì)量管理。
　　3、科學的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計方法、現(xiàn)代科學技術(shù)和現(xiàn)代管理科學來解決檔案的質(zhì)量問題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。
　　
　　二、解決和改進檔案質(zhì)量問題的步驟
　　
　　檔案現(xiàn)狀不容樂觀。有的單位領導對檔案工作不夠重視，覺得檔案工作不能給單位帶來效益，只是花錢不爭錢；檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識的培訓；檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機、檔案管理軟件等都配備不齊全；室藏檔案數(shù)量不完整；平時不注意文件、資料的收集、整理；檔案制度不完善；有的單位甚至沒有自己的《檔案分類大綱》《檔案保管期限表》。
　　1、分析現(xiàn)狀，找出檔案存在的質(zhì)量問題。首先要從公文擬撰開始，各部門、各個工作人員必須經(jīng)常地、自覺地樹立檔案質(zhì)量意識，查找問題。
2、分析產(chǎn)生檔案質(zhì)量問題的主要原因。
　　3、找出影響檔案質(zhì)量的各種因素。
　　4、針對影響檔案質(zhì)量的主要因素，提出改進計劃，并制定解決問題的落實措施。
　　5、組織實施解決和改進檔案質(zhì)量的措施或計劃。
　　6、同計劃和目標對照，檢查采取措施后收到的效果。
　　7、總結(jié)經(jīng)驗，鞏固成績，把成功的經(jīng)驗和失敗的教訓都吸收到相應的制度、規(guī)定中去，防止再次發(fā)生類似的問題。
　　8、對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，不管是遺留下來的還是新出現(xiàn)的，再從第一步開始，進行新一輪的改進，繼續(xù)加以解決。
　　
　　三、檔案質(zhì)量管理的要求
　　
　　1、必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識有著密切關(guān)系。其中，領導的檔案質(zhì)量意識最為關(guān)鍵，領導通知必須提高認識，轉(zhuǎn)變觀念，認清檔案管理的重要性，認清檔案數(shù)字化是大勢所趨，要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡信息化、數(shù)字化建設，因此要求從事檔案工作的人員，特別是各級領導，要牢固樹立檔案質(zhì)量意識，用較高的工作質(zhì)量來促進檔案質(zhì)量。
　　2、要不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強管理，完善規(guī)章制度，建立內(nèi)部人員的制約機制。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)是搞好各項工作的基礎。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來說，就是要有強烈的事業(yè)心和高度的責任感，要有良好的服務意識，要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。檔案工作又是一項業(yè)務性比較強的工作，檔案人員業(yè)務素質(zhì)的高低，對檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來加強自身的業(yè)務學習。領導要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務學習和培訓的機會，使他們的業(yè)務知識能更好地適應新時期檔案工作的要求。
　　3、要把全面實現(xiàn)檔案的價值作為檢驗檔案工作質(zhì)量的唯一標準。每個從事檔案工作的人員，要通過加強檔案的質(zhì)量管理，更好地為生產(chǎn)、建設、教育、科研服務，促進各項工作的質(zhì)量和效率的提高，從而實現(xiàn)檔案的真正價值。
　　4、要牢固樹立“下道工序是用戶”的思想。檔案是由多部門、多人共同完成的，不同部門、不同工作人員之間能否密切配合，上道“工序”能否給下道“工序”提供高質(zhì)量的“半成品”，就成為提高檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。如果每個上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用戶”，為下道“工序”提供質(zhì)量保證，那么，檔案的質(zhì)量就有了可靠的保證。
　　5、要以預防為主，防檢結(jié)合，重在提高。優(yōu)良的檔案質(zhì)量是“生產(chǎn)”出來的。根據(jù)這一基本道理，檔案全面質(zhì)量管理要求把檔案管理的重點，從“事后把關(guān)”轉(zhuǎn)移到“事先預防”上來。從管結(jié)果轉(zhuǎn)變?yōu)楣芤蛩兀龅椒阑加谖慈弧?

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