高效時間管理 (ppt)
高 效 時 間 管 理

 一、 前言

 二、 時間的特性
 1. 無法儲存
 2. 無法取代
 3. 供給毫無彈性
 4. 無法失而復得


 三、 時間觀念的盲點
 1. 視時間為主宰的人─重形式而不重實質(zhì)。
 2. 視時間為敵人的人─重效率而不重效能。
 3. 視時間為奴隸的人─長時間沉溺于工作。
 4. 視時間為神秘物的人─囿于時間所加以 的限制。
 四、 管理人的正確時間觀念


時間管理 (我學到…)
 1.什么事需要你用太久的時間?
 2.你浪費了什么?
 3.什么事讓你覺得太復雜?
 4.你的生活有什么『瓶頸』或阻礙?
 5.你在那些方面是沒有效率的?
 6.什么使你精疲力竭?
 7.什么是你想整合得更好的?

 五、 時間管理的內(nèi)涵
 1. 時間管理不是以時間為對象的管理
 2. 時間管理就是自我管理
 3. 管理的關(guān)鍵在于“掌握”。
 4. 自我管理就是改變習慣，以令自己更富績效。

 六、 你善于時間管理嗎？
 1. 假如你幾乎從未做到該準則的需求---
 2. 假如你有時會做到該準則的要求---
 3. 假如你常常都能做到該準則的要求---
 4. 假如你幾乎全然都做到該準則的要求---


 多數(shù)人想成功’每天卻做（不想成功的人）所做的事而不知覺？
 意識中許多人想成功’潛意識中卻拒絕去做能使他成功的事？
 平凡人只能為成功者歌頌’成功者則不斷在為他們創(chuàng)造歌頌題材。

自問自答
 我是否跟得上最新管理技能？
 是否滿意于自己的表現(xiàn)？
 是否投資足夠的時間，對舊問題尋找新的解決之道？
 在指導他人時，是否靜下來聆聽自己說出的忠告？

 案例研討：你善于時間管理嗎？
 最困難在那里？為什么？
 把問題當課題.把經(jīng)驗當案例.


 七、 掌握的成效 自我實現(xiàn)(價值體系的表現(xiàn))
 自我評價(信心)
 事件掌(成事效率高)
 1. 假使你不能掌握你生命里的事件，這些事
 件便會掌握你
 2. 正確的掌握事件，會引發(fā)內(nèi)心的寧靜、平 衡和祥和。
 3. 成功是在那一個感覺─我做到了。
 4. 自信心高，比較快樂的人─事件掌握容易。


 自問自答
 是否有充裕時間及資源用于策略規(guī)劃和監(jiān) 督全況？
 書桌上是否堆滿待完成工作的資料？
 部屬是否熱衷工作且士氣高昂？
 是否分派例行但必要的工作給部屬？
 是否優(yōu)先考慮員工受訓以培育專業(yè)技能應(yīng)付所需？

 八、了解掌握
 個人無法掌握的事件 個人可以掌握的事件




 慣性的效應(yīng)
 1.有些事是我們 掌握的，我們卻以為 掌握
 2.有些事是我們 掌握的，而我們卻以為 掌握


 九、 掌握的關(guān)鍵─計劃
 1. 計劃是預(yù)先安排各項事件進行的過程及順序
 2. 每天花15分鐘作計劃，可以省60分鐘。
 3. 不制定計劃的借口
 不做計劃，也能獲得實效
 不了解計劃的好處
 計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心
 不知如何做計劃
 沒有時間
 4. 如果你沒有做計劃，就是計劃失敗
 5. 未經(jīng)計劃之處，自然差錯發(fā)生之處。


 十、 計劃的要領(lǐng)─排列優(yōu)先級
 1. 重要且緊急的事
 2. 重要但不緊急的事
 3. 緊急但不重要的事
 4. 不緊急也不重要的事
 5. 緊急≠重要


 一般都是
 1. 喜歡---不喜歡
 2. 熟悉---不熟悉
 3. 容易---不容易
 4. 數(shù)據(jù)全---數(shù)據(jù)不全
 5. 先做少量時間---再做大量時間
 6. 先做已排定---再做未排定
 7. 先做自己喜歡的人--再做自己不喜歡的人的事

 案例研討：你平時如何作計劃？
 最困難在那里？為什么？
 回饋：


 十一、80/20原理─意大利經(jīng)濟學家柏瑞圖提出
 瑣碎的多數(shù) 80%的時間 產(chǎn)生 20%的成效


 主要的少數(shù)事務(wù) 20%的時間 產(chǎn)生 80%的成效
 1. 此一準則是建立在重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)
 原理
 2. 時間花在刀口上與未花在刀口上之成效差別
 高達16倍


 　　 如何作好計劃
 1. 明天最重要六件事
 2. 排列優(yōu)先級
 3. 每晚一次
 4. 廣泛運用這種方法
 5. 中止松散的自我意象
 6. 做這六件事
 7. 只要21天就成習慣



 十二、 排列的基礎(chǔ)─價值觀
 1. 價值觀是個人深切認同的原則及特質(zhì)
 2. 價值觀是我們品格和信心的基礎(chǔ)
 3. 一個人如果不明了自己代表什么或該代表什么，他將永遠享受不到真正幸福與成功。

重點提示
 對工作的占有欲是個負面情緒，且毫無生產(chǎn)作用。
 緊抓瑣事不放，徒然延緩有效管理的發(fā)展。
 分析部屬的工作時間，可算出尚未利用的產(chǎn)能。
 不按計劃管理只會浪費時間，且自找麻煩。
 授權(quán)雖失去部分直接控制，但仍保留控管整體的責任。


 十四、目標的殺手─舒適區(qū)
 1. 一般人總是傾向待在舒適區(qū)
 2. 要達成目標必須勇于離開現(xiàn)狀，也就是擴大舒適區(qū)。
 十五、價值觀的實現(xiàn)─制定目標
 1. 目標必須是你自己的
 2. 目標必須切合實際
 3. 目標必須書面形式列明
 4. 目標必須具體而且可以衡量
 5. 目標必須具有期限
 6. 目標之間必須相互協(xié)調(diào)

行動要點
 讓目標簡明清晰。
 說明書能彈性調(diào)整。
 將目標立基于預(yù)期的成果上。
 利用檢核表避免重復和忽略事項。
 讓受任者明確目的。
 容許受任者對說明書發(fā)表意見。

 十六、目標的落實
 1. 確立目標
 2. 探尋完成目標的各種途徑
3. 將最佳的途徑轉(zhuǎn)化為每周或每日的工作事項。
 4. 編排每周或每日的工作次序并加以執(zhí)行
 5. 定期檢查目標的現(xiàn)實性以及完成目標的最佳
 途徑的可行性。
 十七、關(guān)鍵的時刻─今天
 每日任務(wù)表是控制每一天事件的工具它
 可助你達到自己中期及長期目標。

行動要點
 考慮自己的角色。
 思考是任務(wù)說明書還是部屬有所誤失？
 絕對必要時仍得更換職務(wù)負責人。
 定期檢討問題。
 處理被發(fā)現(xiàn)的問題
十八、捍衛(wèi)你的金字塔

 十九、 控制拖延
 1. 習慣拖延原因
 不愉快的事
 困難的事
 含重大決策的事
 2. 對策
 各個擊破
 思維方式改變法
 避免過分追求盡善盡美


 二十、 掌握中斷與干擾
 1. 三種中斷性干擾
 非必要
 必要
 必要但不急
 中斷干擾之事 分類(1,2,3) 處置(A.B.C)


 2. 自中斷、干擾中恢復過來常常比中斷本身還費時


 二十一、 會議病的困擾
 1. 會議前
 有必要開會嗎？
 通知必要的人員出席
 出席人員會前準備
 2. 會議中
 暢所欲言
 有開會時間，必須有休會時間。
 3. 會議后---行，而有人負責


 二十二、 大小事必躬親困擾

 二十三、 與上下關(guān)系協(xié)調(diào)困擾

 二十、 清爽的工作環(huán)境
 1. 文件滿桌的原因
 授權(quán)不足
 猶豫不決
 半途而廢的工作習慣
 故意縱容文件堆積
 擔心遺忘文件的心理

自問自答
 我是否避免干預(yù)部屬行事？
 我是否已把檢討會議的次數(shù)降到最低？
 部屬遭遇困難，我干脆替他們完成以省時間？
 我是否以言語及行為表達對部屬的信心？
 是否鼓勵部屬在沒有我協(xié)助的狀況下作業(yè)，并自行研擬解決方法？
評估活動內(nèi)容
行動要點
 草擬授權(quán)計劃。
 事先詳告被授權(quán)者你所擬的計劃。
 授權(quán)時須考慮整體架構(gòu)。
 確定被授權(quán)者知道向誰報告。
 督察每項交辦任務(wù)的進度。

 2. 對策
 不要為了使辦公桌看來干凈而將桌上的東西
 堆積一處
 建立一套便于處置與調(diào)閱文件的系統(tǒng)
 可能的話每天同一時處理文件
 辦公桌上的對象，各就各位
 只容許最優(yōu)先辦理的文件，擺在辦公桌中央
 充分發(fā)揮字紙簍功能。
 零星的裝飾物，不應(yīng)擺辦公桌上
 每天下班之前，應(yīng)將辦公桌整理就緒


 除了數(shù)據(jù)不足外，否則每種文件原則只應(yīng)處
 理1次
 訓練助理處理例行文件
 ⑪交待部屬閱讀外來文件，并要求他們在文件
 上標示要點規(guī)定較冗長的書面報告，應(yīng)附以
 封面寫明題目、日期、編造者及內(nèi)容摘要清
 爽定律─清爽整齊的環(huán)境增加掌握能力。

 九、 結(jié)語



高效時間管理 (ppt)