業(yè)務管理和行政管理
在建立了信息服務系統(tǒng)之后，用戶管理部門的每一件事情都與信息服務的收益和成本有關。成本一般是固定的，而收益就不一定了。例如，在一個內(nèi)部信息服務收費系統(tǒng)中，信息服務的收益與用戶使用計算機的次數(shù)和成效成正比，次數(shù)是可計算的，但成效就很難估計了。當信息服務與其它業(yè)務領域的收益采用同一種方法進行比較時，用戶應該注意到，信息服務實際上還承擔了許多業(yè)務領域的工作。因此，信息服務的真正收益要比其它業(yè)務領域大得多。 當今是技術迅速發(fā)展的時代，信息服務人員就有可能對推出的許多硬件和軟件進行評選。評選的主要依據(jù)是業(yè)務領域管理部門所收集的有效信息。例如，公司如果選用了財會軟件包，通過使用，用戶管理人員就能提出正確的評價。盡管用戶是使用者，可以建議選擇什么樣的硬件和軟件，但正式作出決定的時候，必須有信息服務人員參加。
因為有成千上萬的廠商銷售計算機硬件、軟件以及提供技術服務，所以用戶管理人員應該詳細了解各廠商及其之間的關系。這對用戶租用或購買產(chǎn)品有很大的幫助。目前存在的危險是，不少購買者對計算機硬件、軟件及技術服務仍缺乏基本知識，甚至還認識不到兼容的重要性。解決這個問題最好的方法是，除了加強培訓外，還要建立一種專門研究各廠商及它們之間關系的咨詢公司。
既然業(yè)務領域的管理人員幾乎總要參與信息服務系統(tǒng)的開發(fā)，所以用戶管理人員與信息服務管理人員必定會頻繁地聯(lián)系。最近的趨勢是，用戶不但承擔業(yè)務領域的工作，還承擔信息服務項目開發(fā)的管理。有一些公司讓用戶參加項目組，這一方法已獲得很大成功，其明顯的優(yōu)點是用戶能夠控制整個項目，因而對成敗也能負責。
提高效率看來是80年代的關鍵，而用戶與信息服務人員相結合則是在信息服務方面提高效率的關鍵。研究結果表明，糾正系統(tǒng)實現(xiàn)以后發(fā)現(xiàn)的錯誤比糾正設計階段發(fā)現(xiàn)的錯誤要起碼困難50倍。這一點就強調(diào)了用戶管理人員全面地參與系統(tǒng)開發(fā)以及認真地審查系統(tǒng)這些工作的重要性。用戶管理人員也可以通過向信息服務人員及時地反饋信息來促進效率的提高。這些反饋不應以申訴的形式來遞交，應該作為該系統(tǒng)如何能更有效、更靈活地工作的建議而提出。但有不少用戶不重視反饋，例如，問一個文書在過去的七年中，對每周五所提供給她的報告做了什么?她的回答是，通常把它扔了，有時把它制成彩色紙卷送給了她的孩子，像這樣不重視信息的例子在現(xiàn)實中舉不勝舉。在類似這樣的例子中，如果信息服務人員能夠主動地向用戶管理人員提供信息，而用戶管理人員又能及時地反饋信息的話，最后建立的信息服務系統(tǒng)的工作效率就一定會比較高。


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